Personal Assistant / Executive Assistant

• Assistant(e) Exécutif(ve)
• Assistant(e) Personnel(le)

• Gestion complète de l'agenda : prise de rendez-vous, priorisation, arbitrage.
• Organisation de réunions : coordination, confirmations, rappels.
• Réservation de salles, restaurants, déplacements professionnels.
• Optimisation des journées : regroupement des RDV, logique géographique.

• Tri quotidien des emails (professionnels et personnels).
• Réponses simples en autonomie selon consignes.
• Préparation de brouillons pour validation du CEO.
• Gestion des messages LinkedIn : filtrage, réponses courtes, escalade des demandes importantes.

• Collecte des factures et justificatifs provenant d'emails, plateformes ou messages.
• Relance proactive en cas de pièces manquantes.

• Organisation complète des déplacements : vols, hôtels, transferts.
• Préparation des dossiers de voyage.
• Suivi des paiements et dépenses liées aux déplacements.

• Exécution de paiements simples après validation.
• Suivi des abonnements et dépenses récurrentes.
• Détection et signalement immédiat d'anomalies.

• Organisation du planning familial (enfants, activités, obligations).
• Coordination avec le personnel de maison si nécessaire.
• Gestion de demandes personnelles (réservations, achats, services).

• Tenue d'un calendrier des dates clés : anniversaires, événements, rencontres importantes.
• Proposition proactive d'attentions (cadeaux, fleurs, messages, invitations).
• Organisation complète des envois : commande, livraison, suivi.
• Maintien d'un haut niveau de qualité relationnelle avec l'entourage professionnel et personnel du CEO.

• Suivi de to-do list et avancement des sujets en cours.
• Relances régulières auprès des parties prenantes.
• Préparation simple de documents et emails.
• Structuration et organisation des informations.

• Excellente organisation et rigueur.
• Capacité à gérer les priorités avec efficacité.
• À l'aise avec les outils digitaux (Gmail, Google Drive, WhatsApp…).
• Très bon niveau de français et d'anglais, oral et écrit.

• Discrétion absolue (critère non négociable).
• Fiabilité, constance, sens du service.
• Réactivité et autonomie.
• Capacité à anticiper et à résoudre les imprévus.
• Sens du détail et professionnalisme irréprochable.

• Expérience confirmée en assistanat de direction, office management, ou support à un dirigeant.
• Expérience dans un environnement dynamique ou auprès de profils très exigeants : un plus important.

Michael Page